Ratgeber Arbeitsschutz
Aufbewahrungsfristen im Arbeitsschutz: Wie lange welche Unterlagen aufbewahrt werden
Gesetzliche Fristen mit Rechtsgrundlage – und unsere Empfehlung, wo das Gesetz schweigt.
Kurzantwort: Fest vorgeschrieben sind unter anderem: Verbandbuch 5 Jahre, Verzeichnis zu krebserzeugenden Gefahrstoffen 40 Jahre, Lärmmessungen 30 Jahre, Biostoff-Verzeichnis Schutzstufe 3/4 10 Jahre, Mutterschutz-Unterlagen 2 Jahre. Die Vorsorgekartei wird bis zum Ende der Beschäftigung geführt und dann gelöscht. Für Unterweisungsnachweise und Gefährdungsbeurteilungen gibt es keine gesetzliche Frist – die DGUV empfiehlt für Unterweisungen mindestens zwei, besser drei Jahre.
Gesetzlich festgelegte Fristen
| Dokument | Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen (Verbandbuch) | 5 Jahre | § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 |
| Vorsorgekartei (dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattfand) | bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses, danach löschen; der Beschäftigte erhält eine Kopie | § 3 Abs. 4 ArbMedVV |
| Verzeichnis der Beschäftigten mit Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen (Kat. 1A/1B) | 40 Jahre nach Ende der Exposition | § 10a Abs. 2 GefStoffV |
| dasselbe für reproduktionstoxische Gefahrstoffe (Kat. 1A/1B) | 5 Jahre nach Ende der Exposition | § 10a Abs. 2 GefStoffV |
| Verzeichnis der Beschäftigten mit Tätigkeiten mit Biostoffen der Schutzstufe 3 oder 4 | mindestens 10 Jahre nach Ende der Tätigkeit | § 7 Abs. 3 BioStoffV |
| Messergebnisse Lärm und Vibration | mindestens 30 Jahre | § 4 Abs. 1 LärmVibrationsArbSchV |
| Unterlagen zu schwangeren und stillenden Beschäftigten, einschließlich Ergebnis der Beurteilung nach § 10 MuSchG | mindestens 2 Jahre nach der letzten Eintragung | § 27 Abs. 5 MuSchG |
| Arbeitszeitaufzeichnungen von Kraftfahrern | mindestens 2 Jahre | § 21a Abs. 7 ArbZG |
| Entgeltunterlagen, dazu gehören auch Angaben zur Arbeitsunfähigkeit für die Entgeltfortzahlung | bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung der Rentenversicherung | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Sicherheitsdatenblätter und weitere Informationen zu verwendeten Stoffen | mindestens 10 Jahre nach der letzten Verwendung | Art. 36 REACH-Verordnung |
| Prüfaufzeichnungen für Arbeitsmittel | mindestens bis zur nächsten Prüfung | § 14 Abs. 7 BetrSichV |
| Handels- und Geschäftsbriefe, zum Beispiel Verträge mit dem arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Dienst | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
Ohne feste gesetzliche Frist – unsere Empfehlung
Für viele Unterlagen im Arbeitsschutz schreibt kein Gesetz eine Dauer vor. Dann gilt: aufbewahren, solange sie gelten, und darüber hinaus so lange, wie Sie im Streitfall – etwa bei einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit – nachweisen müssen, was Sie getan haben.
| Dokument | Empfehlung | Hinweis |
|---|---|---|
| Unterweisungsnachweise | mindestens 2, besser 3 Jahre | Empfehlung der DGUV; unterwiesen wird mindestens jährlich |
| Gefährdungsbeurteilungen, auch frühere Fassungen | langfristig, mindestens 10 Jahre nach Ablösung | § 6 ArbSchG verlangt die Dokumentation, aber keine Frist; die BGW empfiehlt, frühere Fassungen langfristig aufzubewahren |
| Bestellungen (Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragte, Elektrofachkraft), Pflichtenübertragungen | während der Geltung und danach 6 Jahre | in Anlehnung an die Frist für Geschäftsbriefe |
| Prüfnachweise für Arbeitsmittel und Brandschutzeinrichtungen | 6 Jahre | über die Mindestfrist der BetrSichV hinaus |
| Gefahrstoffverzeichnis | stets aktuell; frühere Fassungen 10 Jahre | in Anlehnung an Art. 36 REACH |
| Kopie der Unfallanzeige | mindestens 5 Jahre | ein Exemplar bleibt laut DGUV zur Dokumentation im Unternehmen; eine feste Frist ist nicht vorgeschrieben |
| Protokolle des Arbeitsschutzausschusses | 10 Jahre | keine gesetzliche Frist |
Praxistipps für die Ablage
Gesundheitsdaten wie Angaben zur Vorsorge, zur Arbeitsunfähigkeit und Verbandbucheinträge getrennt von der übrigen Personalakte und nur für Berechtigte zugänglich ablegen. Die Vorsorgebescheinigung erhält der Arbeitgeber, Befunde nicht – die ärztliche Dokumentation führt der Betriebsarzt selbst. Digitale Ablage ist zulässig, wenn die Unterlagen über die gesamte Frist lesbar und unverändert bleiben. Nach Ablauf sind personenbezogene Unterlagen zu löschen oder datenschutzgerecht zu vernichten.
Übersicht als PDF (Stand Oktober 2026)
Welche Unterlagen ein Kleinbetrieb überhaupt führen muss, steht in der Checkliste im Ratgeber Arbeitsschutz im Kleinbetrieb.
Mike Maiwald, Fachkraft für Arbeitssicherheit, BfbA GmbH. Veröffentlicht , zuletzt geprüft . Rechtsstand: Arbeitssicherheitsgesetz, ArbMedVV und DGUV Vorschrift 2 (Mustertext 2024).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss ich Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aufbewahren?
Eine eigene arbeitsschutzrechtliche Frist gibt es nicht. Angaben zur Arbeitsunfähigkeit gehören zu den Entgeltunterlagen und sind bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung der Rentenversicherung aufzubewahren (§ 28f SGB IV). Seit 2023 rufen Arbeitgeber die AU-Daten gesetzlich Versicherter elektronisch bei der Krankenkasse ab.
Wie lange muss die Vorsorgekartei aufbewahrt werden?
Bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses; danach sind die Angaben zu löschen und der Beschäftigte erhält eine Kopie (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV). Bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen gilt zusätzlich das Expositionsverzeichnis mit 40 Jahren.
Wie lange wird das Verbandbuch aufbewahrt?
Fünf Jahre (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1).
Wie lange müssen Unterweisungsnachweise aufbewahrt werden?
Gesetzlich ist keine Dauer festgelegt. Die DGUV empfiehlt mindestens zwei, besser drei Jahre.
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